Si a veces ya es difícil conseguir implementar necesidades técnicas en una web imagina, además, tener en cuenta los requisitos legales. Tuvimos recientemente experiencias al respecto con el tema del RGPD. Otro gran ejemplo de esto es el tema de la emisión de facturas en una tienda online.
Además de la resolución técnica, resulta que hay una serie de obligaciones legales que tenemos que cumplir (y hablo del caso de España, que es el que conozco de primera mano), como conservar copia de toda las facturas emitidas, realizar liquidaciones trimestrales de IVA o llevar un libro de registro de facturas expedidas. Así que vamos a ver cómo podemos resolver estas cosas.
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La emisión de facturas y WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
Afortunadamente, el tema de emitir facturas con WooCommerce está bastante bien resuelto. Hay varias alternativas, como por ejemplo WooCommerce PDF Invoices y otros.
Pero entre estas alternativas destaca el plugin gratuito WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips. Personalmente para mí es, de lejos, el plugin más completo, flexible y potente para emisión de facturas en WooCommerce. De hecho, ya hablé de ello largo y tendido y, si quieres saber más sobre él, te remito a la entrada correspondiente:
Por resumir un poco para los no iniciados, te permite no sólo emitir facturas (y albaranes de envío) en PDF de las ventas de la tienda online, sino también adjuntarlas a los diferentes correos que envía WooCommerce, permitir que el cliente las descargue desde la página Mi cuenta, configurar la numeración, prefijo y sufijo…
Por si esto fuera poco, con los Premium Templates puedes personalizar totalmente las columnas mostradas en las facturas, los diferentes conceptos a mostrar en los totales, mostrar el desglose de impuestos como necesites, etc.
En fin, que por algo tiene más de cien mil instalaciones activas (muy por delante del segundo más usado), y es el plugin por excelencia cuando se habla de emisión de facturas en WooCommerce. Por eso vamos a centrarnos en este plugin a la hora de resolver estos otros problemas de los que hablo.
Las facturas en WooCommerce y las obligaciones fiscales
Como decía al principio, resuelto el tema de la facturación nos queda el engorro que supone cumplir las obligaciones que Hacienda nos impone.
Centrándonos en España (que es lo que conozco bien) y en el caso de los autónomos (o sea, el de la mayoría de gestores de ecommerce en este país), hay concretamente tres tareas que cumplir con respecto a estas facturas emitidas, y que seguro que te traen de cabeza cada tres meses:
- Archivar todas las facturas emitidas
- Llevar al día el libro de registro de facturas
- Verificar las cantidades para las liquidaciones trimestrales de IVA y el pago fraccionado del IRPF (modelos 130 y 303)
WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips y las obligaciones fiscales
Desgraciadamente, WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips está muy bien pensado para emitir facturas en WooCommerce, pero no tiene en cuenta estas cosas. Al fin y al cabo su desarrollador (Ewout Fernhout) es holandés, y la fiscalidad española le pilla lejos. Además, tampoco puede tener en cuenta las necesidades específicas de todos los países en que se usa su plugin (que serán prácticamente todos los del mundo).
Así que hay que ir apañándose como se pueda. Para empezar, el primer punto (archivar todas las facturas emitidas) está fácil conseguirlo, aunque por desconocimiento he visto gestores de ecommerce que descargan y guardan una a una las facturas que se emiten en la web.
En realidad no es necesario: el plugin permite descargar de una sola vez todas las facturas emitidas entre dos fechas concretas.
Descargar todas las facturas emitidas en un archivo
Por supuesto, lo práctico es descargar un sólo archivo por mes, por trimestre o por año (como prefieras hacerlo) que incluya todas las facturas emitidas en un sólo PDF (una factura, una página del documento). Y el plugin lo que permite, aunque no todo el mundo sepa cómo se hace.
Para ello simplemente hay que ir al listado de pedidos (WooCommerce > Pedidos) y filtrar por fechas. Lamentablemente WooCommerce sólo permite hacerlo por meses, así que tendremos que limitarnos a estos periodos para generar nuestro archivo de facturas (más adelante vemos un método para generar uno con los periodos que queramos, incluso entre fechas concretas).
A continuación tienes que seleccionar todos aquellos pedidos cuya factura quieres incluir en el documento. En principio deberían ser todos, pero no tiene por qué ser así: si emites facturas simplificadas en las que aúnas varios pedidos puede haber muchos que no cuenten con su propia factura.
Y, ojo, porque si incluyes pedidos de los que no se ha emitido factura, al solicitar que se incluya automáticamente se generará la factura para dichos pedidos. Este inconveniente también lo evitamos con el método que vemos más adelante.
Eso sí, si quieres incluirlos todos basta con que marques la casilla junto a la cabecera de la columna Pedido y tendrás seleccionados todos los de la página actual. Si salen en más de una página y quieres que estén todos en una sola, puedes ir a las opciones de pantalla (en la pestaña que hay en la parte superior derecha de la pantalla) y aumentar el número de elementos por página.
Por último, basta con seleccionar, en el desplegable de acciones en lote, la opción PDF Factura, y se generará un documento incluyendo las facturas de todos los pedidos que hemos seleccionado. Mucho más cómodo y práctico que ir descargando y archivando las facturas una a una.
¡Ojo! Cuidado con esta operación.
Aparte de que, como indicaba antes, si seleccionas pedidos para los que no habías emitido factura ésta se va a generar, debes tener en cuenta de que el documento se genera «al vuelo». Esto quiere decir que, si seleccionas un alto número de facturas, generar el documento no sólo va a llevar cierto tiempo sino que puede consumir recursos del servidor.
Listados de facturas emitidas con WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
Y hasta ahí llega lo que WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips nos permite realizar en cuanto a las acciones que necesitamos trimestralmente. Se echa en falta especialmente poder listar facturas emitidas entre fechas concretas, exportar los datos, consultar cantidades totales facturadas… En fin, si usas este plugin ya lo estarás notando al final de cada trimestre.
Por eso he tenido que crear específicamente un plugin para generar y exportar listados de las facturas emitidas con WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips. No sólo me lo habéis pedido muchos suscriptores y lectores, sino que yo mismo venía sufriendo en mis carnes estas carencias al final de cada trimestre.
Al activarlo tendrás una nueva pestaña disponible en la sección de facturas PDF (WooCommerce > Facturas PDF > Listados) que te permitirá generar listados de las facturas emitidas entre dos fechas concretas (de las facturas emitidas, es decir, obviando el resto de pedidos), pudiendo incluir los siguientes datos:
- Número de factura
- Número de pedido
- Fecha de emisión de la factura
- Nombre del cliente
- NIF/CIF (si usas este plugin para pedir el NIF en los pedidos)
- Base imponible
- Total de los impuestos de la factura
- Cantidad total de la factura
- Enlace de descarga de la factura
No sólo eso, sino que además dispones de un enlace para descargar todas las facturas listadas en un único documento, sin los problemas que teníamos con el anterior método, es decir:
- No hay riesgo de que se generen nuevas facturas
- Puedes elegir cualquier rango de fechas
Así, puedes descargar un documento con todas las facturas emitidas en un día, un mes, un trimestre, un año o entre las fechas que quieras.
Por último, hay disponible un botón para exportar el listado a un archivo CSV, lo que te permitirá generar (o actualizar) fácilmente tu libro de registro de facturas en una hoja de cálculo.
Como ves, esto te va a facilitar las tareas que hay que realizar cada tres meses para cumplir con nuestras obligaciones.
Vídeo: Listados de las facturas emitidas con WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips
Lo mejor es, como de costumbre, verlo en un vídeo:
