Ya he hablado otras veces de cómo adecuar WooCommerce con las necesidades del mundo offline, por ejemplo acerca de cómo adaptarnos a la legislación a la hora de emitir facturas con WooCommerce o sobre cómo sincronizar los stocks entre nuestro ecommerce y la tienda física.

Sin embargo, ¿qué ocurre si un cliente al que le hemos vendido en nuestra tienda física quiere hacer una devolución? Para que los stocks entre nuestra tienda online y nuestro comercio a pie de calle se mantengan sincronizados, deberemos efectuar una devolución con WooCommerce, y además hacerla con factura de abono (si se hizo factura en la compra), o bien con una nota de abono que poder darle al cliente.

Pues vamos a ver cómo podemos hacerlo.

Abonos en WooCommerce

Los abonos en WooCommerce son algo bastante sencillo. Para hacer una simplemente tenemos que ir al pedido original (WooCommerce > Pedidos y clic sobre el número de pedido) y utilizar el botón Reembolso que aparece bajo los detalles del pedido:

Ahí estableceremos la cantidad reembolsada y (opcionalmente) los motivos del reembolso. Tras esto realizaremos el abono, normalmente a través de la misma pasarela que se haya realizado el pago.

Te recuerdo que si aceptas PayPal y tienes la cuenta API correctamente creada y configurada en WooCommerce (WooCommerce > Ajustes > Finalizar compra > PayPal > Credenciales para la API) no es necesario todo este tinglado, porque WooCommerce y PayPal “se comunican” a través de la API y al realizar el abono (total o parcial) en PayPal, queda automáticamente detectado por WooCommerce.

Por cierto que si tienes un alto nivel de devoluciones (no me refiero a una alta tasa, lo cual sería negativo, sino a un alto número, que puede ser normal si las ventas son también altas) quizá te merezca la pena echarle un vistazo al plugin WooCommerce Smart Refunder, que hace el proceso mucho más fácil para el usuario y más eficiente para el gestor.

Las devoluciones en WooCommerce y los stocks

Ten en cuenta que he estado hablando de abono o reembolso, no de devolución. Y son cosas distintas.

Si gestionas una tienda ya conoces de sobra las diferencias: un abono no implica una devolución (ni viceversa). Podemos hacer abonos por un montón de razones sin que haya un retorno de mercancía al almacén, y éste es el tipo de abono que realiza WooCommerce.

Es decir, cuando haces un abono sobre un pedido sirve para que los informes generados por WooCommerce sean reales en cuanto a ingresos, pero nada más. Si el abono lleva aparejado un retorno de mercancía, deberías actualizar manualmente el stock.

Devolución con nota o factura de abono y actualización de stock

Sin embargo, cuando se gestiona un comercio físico además de una tienda online nuestras necesidades van más allá. Ya vimos cómo podemos mantener los stocks de ambos sincronizados:

Y también vimos cómo facturar en el ecommerce y en el comercio físico, cumpliendo con todas las condiciones para las facturas emitidas a las que nos obliga la Agencia Tributaria:

Pero claro, ahora nos encontramos con que las devoluciones nos suponen diversos problemas al respecto:

• Los abonos no actualizan el stock, con lo que nuestros esfuerzos para mantener los stocks sincronizados se desvirtúan
• Si se ha emitido factura de la venta, necesitaré también emitir factura del abono
• Si quien devuelve es un cliente del comercio físico, es posible que quiera una nota de abono “en papel”

Afortunadamente hay un modo de hacerlo, aunque no es muy obvio y es un pelín engorroso. Menos mal que no es algo que debamos hacer habitualmente.

Un nuevo pedido… con truco

Bien, la solución pasa por, en lugar de hacer un abono sobre el pedido existente, en realizar un nuevo pedido. Así que vamos a WooCommerce > Pedidos y pulsamos sobre el botón Añadir pedido que hay arriba, a la izquierda.

Si vas a emitir factura nominativa recuerda rellenar el apartado Detalles de facturación con los datos del cliente. En cualquier caso, los datos del cuadro Fecha de Factura PDF (te aparecerá si utilizas para facturar el método que expliqué en este post) déjalos en blanco para que el plugin coja los datos por defecto según tu configuración, a no ser que quieras dar a la factura una fecha y/o una numeración específicas.

El siguiente paso es pulsar el botón Añadir artículo > Añadir producto y buscar en la caja el producto que el cliente está devolviendo (hay que introducir al menos tres caracteres). Si se trata de un producto variable te dará a elegir entre cada una de las posibles variaciones:

Una vez hecho esto pulsamos, en este orden, los botones Calcular impuestos y Calcular total, con lo que tendremos el total del artículo. Pero ojo, que lo que estamos haciendo es un pedido de venta, es decir, una salida de material con entrada de dinero, y lo que queremos es justamente lo contrario.

WooCommerce no puede hacer pedidos con una cantidad de artículos en negativo. Sería lo ideal, y quizá debiera permitirlo: el artículo entraría, el dinero saldría, emitiríamos la factura (que sería negativa) y todos tan amigos. Un mundo ideal.

Pero no lo permite, así que vamos a tener que usar una pequeña triquiñuela. O dos, mejor dicho.

Actualizando el stock

La primera nos va a servir para actualizar el stock del artículo. Si hacemos este pedido, WooCommerce dará salida a una unidad del producto, pero lo que queremos es que el artículo entre. Afortunadamente hay un modo de hacerlo, aunque está algo escondido.

Si pasas el puntero sobre el artículo que has añadido a este pedido manual, verás que aparecen dos opciones a la derecha de la línea: un lápiz para editarlo, y una cruz para borrarlo:

Pues pincha en el lápiz, porque vamos a editarlo y a “hacerle trampas” a WooCommerce para que haga lo que nosotros queremos conseguir. Al pinchar en el lápiz te muestra varios botones abajo:

• Eliminar la(s) fila(s) seleccionadas
• Reducir inventario
• Aumentar inventario

¡Lo has adivinado! Aumentar inventario es el botón que queremos pulsar. Así el stock aumenta en una unidad, justo la que el cliente nos está devolviendo. Misión uno cumplida. Perfecto.

Crear una nota o factura de abono

Una vez cuadrados los stocks nos queda la segunda parte: la nota o factura de abono. Porque, recordemos, de momento lo que tenemos es un pedido de venta aunque hayamos hecho que el artículo entre en lugar de salir.

Como decía más arriba, no hay forma de que WooCommerce trabaje con artículos negativos, pero sí podemos hacerle trabajar con precios negativos. Así que ahora tenemos dos posibilidades para obtener el documento de abono:

1. Ponemos un signo “-” (menos) delante del precio del artículo
2. Pulsamos en Añadir cuota e introducimos el concepto que queramos (devolución, por ejemplo) y el doble del precio del artículo, en negativo

Guardamos, y volvemos a pulsar Calcular impuestos y Calcular total. De cualquiera de las dos formas que lo hayamos hecho, el resultado es el mismo: WooCommerce añade un descuento del doble del precio del artículo, por lo que el total del pedido es el del precio del artículo (o artículos, si son más de uno) devuelto, pero en negativo.

Ahora ya sólo queda guardar el pedido y pulsar el botón para emitir la factura (nominativa o simplificada). Tendrás un bonito documento de abono que entregar a tu cliente, si había una factura de venta queda rectificada con ésta, y los stocks vuelven a estar cuadrados. La vida es bella.

Vídeo: devolución con nota de abono y sincronización de stocks

Como parece que esto es más rápido (y sencillo) de entender viéndolo en directo, he hecho un pequeño vídeo. ¡Adelante!