Existe un problema recurrente cuando además de una tienda online también se tiene una tienda física, y es una de las consultas que más veces me encuentro entre clientes (y no clientes): ¿cómo sincronizar el stock entre la tienda física y el ecommerce?.

He visto soluciones de todo tipo: desde pasarse todos los días una hora después del cierre actualizando a mano los stocks de la tienda online con las ventas del día en la tienda física (!) hasta gastarse miles de euros en una solución a medida que conecte WooCommerce con el sistema de gestión de ventas del comercio.

Afortunadamente existe una opción fácil y elegante, que además mejora tu imagen ante los clientes de tu tienda (física). ¿Qué más se puede pedir? Ah, sí: que sea barata. ¿Qué te parece al precio de una tablet (una sencilla con Android es suficiente aunque, por supuesto, no hay problema si prefieres un iPad o incluso un móvil o el ordenador) y una conexión wi-fi en la tienda?

WooCommerce POS

WooCommerce POS (POS por Point Of Sale, punto de venta), es un plugin gratuito pensado precisamente para gestionar WooCommerce como un punto de venta, es decir, realizar ventas en el comercio, emitir tickets, cobrar con tarjeta e incluso mostrar el catálogo a los clientes de tu tienda física, todo desde WooCommerce.

La idea es genial de puro sencilla: simplemente la tablet sustituye a la caja registradora, al ordenador o a cualquier otro terminal que utilices en el comercio (excepto, quizá, al TPV físico, luego veremos esto más en detalle). Sólo necesitas WooCommerce POS y, si quieres imprimir los tickets/facturas, una impresora conectada a la wi-fi.

Ahora veremos su funcionamiento al detalle, pero como puedes ver no necesitas sincronizar stocks entre WooCommerce y el comercio porque con WooCommerce POS vas a utilizar WooCommerce para todo: las ventas del comercio las facturas directamente en WooCommerce, por lo que el stock está actualizado a tiempo real.

Resumiendo mucho: en lugar de sincronizar el software de gestión de tu tienda física con WooCommerce (tienda online), utilizas WooCommerce con WooCommerce POS para gestionar ambas.

La configuración de WooCommerce POS

Cuando instalas el plugin tienes una nueva opción en el menú de administración, POS, y sólo tienes que ir a POS > Ajustes para acceder a las opciones de configuración. Allí encontrarás una pantalla similar a ésta:

A primera vista puede parecer complicado, pero con una mirada más cuidadosa te darás cuenta de que no es así: sólo las pestañas General y Finalizar compra van a requerir una configuración cuidadosa (aunque sencilla).

Vamos a ver cada una de estas pestañas.

Ajustes generales de WooCommerce Punto de Venta

En esta pantalla encontramos sólo cuatro opciones:

• Product visibility
• Allow Decimal Quantity
• Default POS Customer
• Discount Quick Keys

La primera opción nos permitirá activar los POS Only products. ¿Y esto que es? Pues es una opción que nos permitirá seleccionar, en la pantalla de edición del producto, si se éste estará a la venta sólo en la tienda online, en el comercio físico o en ambos.

Es una opción muy útil cuando no todos los artículos de la tienda física se ponen a la venta en la tienda online, o al contrario (el caso de los productos externos, por ejemplo). Pero actívala sólo si vas a hacer uso de ella. Esta opción supone una consulta extra a la base de datos, por lo que incide (poco, pero incide) sobre la velocidad de la web.

La opción Allow Decimal Quantity nos permitirá vender partes fraccionales de los productos. Esto es útil cuando vendemos productos a granel, es decir, al peso, por metros, etc.

Después viene la opción Default POS Customer, de la que merece la pena hacer un par de observaciones. Es el usuario al que se asignarán las ventas realizadas a través de POS. Por defecto está configurado como Invitado: mi consejo es que no lo dejes así.

Crea un usuario específico para ello, de forma que después puedas hacer uso de los informes por clientes de WooCommerce (WooCommerce > Informes > Clientes), pudiendo ver por separado los informes de ventas en la tienda online y en el comercio físico (que serán los del cliente que hayas creado para WooCommerce POS.

Por último en esta pestaña de ajustes generales podemos configurar los botones rápidos de descuentos, para aplicarlos en el checkout.

Los ajustes de finalizar compra de WooCommerce POS

Aquí pasamos a los ajustes relacionados con la venta en sí, todos bastante sencillos. Podremos configurar qué status adquirirán los pedidos completados mediante WooCommerce POS y si se enviarán emails de administración.

También es este el lugar en el que podremos configurar si queremos que el ticket se imprima automáticamente tras la venta, para lo cual tendremos que tener, evidentemente, una impresora conectada o en red y configurada en el sistema.

Atención aparte merecen las pasarelas de pago que utiliza el plugin, que vienen a continuación. De las pasarelas de WooCommerce, aparecen deshabilitadas la transferencia bancaria, el pago con cheque y el contrarrembolso. Muy lógico si tenemos presente que estamos vendiendo en el comercio físico.

En cuanto a las demás, aparecerán habilitadas las que tengas en WooCommerce (PayPal Estándar, PayPal Express, Stripe…) y dos más que te añade WooCommerce POS automáticamente: Cash (efectivo) y Card (tarjeta), como no podía ser de otra forma en un comercio.

Hay que decir que estas pasarelas no gestionan absolutamente nada. Es decir, el pago con tarjeta no es una pasarela para tarjetas de ningún tipo, y sirve simplemente para fines estadísticos: la pasarela en este pago sería el TPV físico de la tienda.

Sí, siempre puedes usar el TPV virtual de WooCommerce (si lo tienes configurado como pasarela de pago, aquí vimos cómo hacerlo con el módulo RedSys), pero recuerda que tendrás que pedir al usuario que introduzca los datos de su tarjeta, y no a todo el mundo le va a gustar eso.

Terminando de configurar WooCommerce POS

Como decía más arriba, el resto de pestañas no tienen mucho secreto. En Hot Keys puedes configurar algunas teclas rápidas para el uso de POS con el teclado, mientras que en POS Access podrás ajustar los privilegios de usuario.

En cuanto a esto, por defecto tienen pleno acceso los roles de Administrator, puesto que tiene acceso a todas las funciones de WordPress, y de Shop Manager, que es el rol que gestiona y administra WooCommerce. En esta pantalla verás todos los roles que hay en tu instalación y podrás conceder acceso parcial a cada una de las funciones de WooCommerce POS a aquellos que te interesen. Si sólo lo vas a manejar tú, no es necesario ni que toques nada aquí.

Por último en Herramientas tienes una utilísima función para personalizar los tickets de caja con tu propia imagen corporativa (Receipt Template).

Usando WooCommerce POS en el establecimiento punto de venta

Una vez realizados estos sencillos ajustes, ya podemos acceder a POS, mediante el menú POS > View POS, y te llevará a la dirección http://www.tutiendaonline.com/pos/. No temas, nadie que no tenga privilegios de acceso a POS (los roles que hemos configurado antes) tendrá acceso aunque escriba esa dirección en el navegador.

Y lo que ahí te encuentras es magia pura. Es, básicamente, una versión de tu tienda pensada para realizar ventas rápidas a través de una pantalla táctil (mucho más cómoda una tablet, aunque puedes usar el móvil o, incluso, un ordenador).

En la parte izquierda de la pantalla ves tus productos, organizados en tres pestañas: Todo, Destacado y On Sale, donde puedes ver todos los productos de tu tienda, sólo los destacados (puedes destacar los que más vendas para acceder a ellos fácilmente) y los que están en oferta. Además, en la parte superior tienes un buscador rápido de productos.

En la parte derecha tienes el equivalente al carrito, aunque aquí sería más correcto llamarlo el ticket de caja: los artículos que lleva comprados el cliente al que estás atendiendo o los que ya has «pasado por caja». Además puedes modificar manualmente los precios de los productos en el carro, además de aplicar descuentos, con sólo poner el puntero encima. Ya se sabe que en el comercio todo es mucho más flexible que en una tienda online.

En esta misma parte, bajo el ticket, puedes establecer a qué cliente asignar la venta (muy útil cuando el cliente pide factura o si hay varios vendedores en el punto de venta, para que a cada uno de ellos se le asignen sus ventas correspondientes).

Por último, con el menú que se despliega arriba a la izquierda puedes acceder a los pedidos, clientes y cupones.

Vídeo: WooCommerce Point of Sale en acción

Devoluciones

Y para completar el tema y poder mantener sincronizados los stocks siempre, puedes completar el tema con un artículo sobre cómo realizar una devolución con actualización del stock:

Conclusión

¿Esperabas más? Pues no hay más, en su sencillez está su genialidad. Imagínate ahora en tu comercio, con una tablet en la mano, introduciendo con cuatro toques de pantalla los productos que tu cliente se lleva. Después un simple tap y el ticket sale automáticamente por la impresora.

A todo eso le añades que los stocks de la tienda online quedan actualizados a tiempo real y que puedes (dependiendo de cuál sea tu negocio) acompañar al cliente por toda la tienda facturándole los productos que te va diciendo para sacar luego la nota y dársela al encargado de almacén para que prepare el pedido.

O, si eres más tradicional, usarlo como software de caja registradora en un ordenador portátil o de sobremesa, en el mostrador de tu comercio.

Ya sabes que tienes a tu disposición tanto los comentarios como el formulario de contacto para cualquier duda, sugerencia o consulta que tengas. Y si aún no tienes tu tienda online, recuerda echarle un vistazo a mis servicios de creación de una tienda online con WooCommerce.